Técnicas simples para aumentar a produtividade
Recentemente fiz um curso que buscava aprimorar meu modo operandis de fazer as coisas e entregar projetos, sejam eles pessoais ou profissionais.
Essa análise mistura a minha experiência com um tanto sobre o curso do Fede Sánchez.
Inicialmente buscaria primeiro organizar o ambiente de trabalho e o local que você vive para reduzir distrações, mantenha caderno, post-its, canetas, água e algum lanche rápido na mesa. Deixar na mesa aquilo que de fato você irá utilizar no trabalho e que você não precise levantar várias vezes.
Precisamos:
- Analisar o tempo que temos;
- Descobrir as distrações;
- Eliminar/reduzir as distrações;
- Definir uma estratégia;
- Repetir todo o processo.
Para reduzir distrações principalmente do computador, abra poucas abas do navegador, mantenha aquilo que é importante em um conjunto de abas apenas para o trabalho.
Mantenha as notificações das redes sociais desligadas ou caso não trabalhe diretamente com redes sociais não mantenha elas conectadas no seu computador.
Tentar reduzir o modo FOMO, Fear of Missing Out ou medo de perder algo é o nome da síndrome que tem a ansiedade como um dos principais sintomas. A F.O.M.O pode ser definida como o medo de não conseguir acompanhar as atualizações e eventos, compelindo a pessoa a manter-se conectada às redes sociais.
Sobre o celular (distrai bastante rs’):
- Desabilite todas as notificações desnecessárias, silencie grupos do Whats e telegram;
- Use o app “Bem estar digital”, “Rescue Time” para bloquear o uso de redes sociais;
- Colocar o celular em preto e branco modo Dormir, para iniciar alguns testes de cor, para reduzir atração por abrir aplicativos e demais elementos que se parecem mais interessantes do que aquilo que estamos fazendo no momento.
Atalhos para agilidade
Para aumentar a agilidade no uso de ferramentas do computador tente usar atalhos do teclado que podem lhe auxiliar. Por exemplo:
- Para mudar de janela no Windows, Ctrl+Tab;
- Reabrir janela fechada no Chrome, Ctrl + shift + T;
- Existem atalhos padrões como Ctrl+C (copia), Ctrl+V (cola), Ctrl+Z(volta uma ação), Ctrl+R(atualiza). Para mais atalhos em Shortcuts.design onde existem diversos tipos de atalhos para cada aplicação diferente.
Para otimizar a pesquisa e produtividade no Mac tente o Alfred.
No quesito de redução de incomodos com propagandas podemos usar o AdBlock, UblockOrigin, AdGuard. Para bloquear determinadas páginas para aumentar a produtividade existe um app chamado Go Fucking Work .
Reuniões
- Tentar marcar menos de 1 hora por sessão;
- Máximo de 5 pessoas;
- Não usar as primeiras horas ou 30 minutos da manhã;
- Máximo 3 reuniões agendadas por dia( nem sempre é possivel rsrs’);
- Crie objetivos para a reunião, defina tópicos, se possível enviar resumo no e-mail;
Trabalho assincrono aumenta o foco e o tempo de produção, assim a equipe toda ganha e os retornos e resultados são apresentados conforme demanda e necessidade.
Dailys/weeklys
- O que fizemos ontem?
- O que faremos hoje?
- E se tive bloqueios com o trabalho, preciso de ajuda?
- O que aprendi de novo, para repassar para um colega que pode precisar?
- O que eu posso repetir e o que posso parar de fazer?
Sobre e-mails
É possivel criar um e-mail falso para enviar todos os seus e-mails que você não quer ler no momento para stoopinbox.com, assim facilita a organização em pasta. O gmail também permite a separação por meio das configurações de tipo de caixa de entrada.
No site leavemealone.app é possivel cancelar varios sites que enviam e-mail. O site possui um wizard com instruções que possibilitam que qualquer pessoa consiga realizar o passo a passo. Após um certo limite de e-mail por mais 7 dolares da para usar para desativar todos os e-mails da caixa.
Caso você precise fazer testes com caixas de e-mail ou queira baixar um livro que você não tem confiança para passar o e-mail e encher a sua caixa, pode utilizar o site Mailinator ou TempMail.
Para que você possa compartilhar sua agenda com um cliente criando regras de que horarios você está disponivel existe o Calendly . E para uma organização completa de e-mail o SuperHuman auxilia com lembretes, organização, insights utilizando IA.
Sons
A música influência diretamente no modo com a qual você encara a vida, distrações, produtividade, sensações, mudança de humor e etc. Sons são ritmo, vibração e movimento, portanto devemos cuidar o que vai nos influenciar quando precisamos daquele nosso espaço especial para produzir ou relaxar apenas.
Para isso estou usando o app do Noisli ou Poolsuit, para aumentar a produtividade. O app do Lojong para meditação guiada e criei algumas playlists no Spotify e Soundcloud onde posso gerenciar em cada arquivo o estado de humor diferente para o modo com a qual quero gerenciar o humor no dia.
Por exemplo aquelas com Lo-fi são mais relaxantes, músicas com letras motivadores em playlists em Felling Happy, dias nublados e nebulosos eu ouço Raining Day, e quando preciso estar muito produtiva me ajuda muito ouvir rock e metal pesado. E isso varia totalmente conforme o gosto de cada pessoa, entender os seus gostos pessoais pode te levar a fazer alguns assim, até de forma insconciente. Alguns dias podemos estar apenas ouvindo podcast e fazendo algo separadamente.
Qualidade de vida
Bom existe aquele clichê que é sempre bom lembrar sobre qualidade de vida influenciar em tudo. Logo quais são as dicas:
- Minimo 8 horas de sono;
- Qualidade dos alimentos, alimentação balanceada, tente tirar todos os industrializados por uma semana e vá testando;
- Tenha um esporte para chamar de seu, faça algo que goste com quem gosta, nem que seja correr com seu cachorro na rua;
- Menos cafeina (primeira 1 hora da manhã não beba cafeina);
- Desconecte-se, menos tecnologia, algumas vezes na semana, tente algum hobby de leitura, esporte, pintura, crochê, colagem de papel e etc;
- Ter momentos com amigos, chamadas, conversas, momentos em familia que te permitam também jogar conversa fora
- Descontração e humor;
Organização no Notion
É interessante criar templates no Notion para organizar tudo como se fosse um segundo cerebro habil para te auxiliar.
Para isso existe o método chamado P.A.R.A separado como nesse exemplo:
Projetos
- Planejamento 2022
- Cursos 2022
- Atualização do Portfólio
Areas
- Novos hobbys
- Finanças
- Investimentos
- Sonhos e metas
Recursos
- Orçamentos para casa
- Links úteis
- Renda extra
Arquivos
- Concluidos 2021
- Faculdade 1º semestre 2021
- Livros lidos
Você pode ter um template para chamar de seu, e o Notion permite que você use diversos templates para criação do que você desejar, no momento que você criar a página nova já é possivel selecionar o template desejado.
Por último existe esse video que pode lhe ajudar a montar o seu proprio template. Indico até que você crie no papel algum esboço e depois passe para o Notion, e caso precisar tenha perto do seu monitor os post-its com To Do que você precisa fazer.
O Notion tem um app no chrome chamado Notion Web Clipper que permite que você salve publicações bem importantes em pastas do Notion e ele salva todo o conteúdo, é fantástico.
Reavaliando tudo
- Organização na mesa e no computador;
- Desative notificações e a cor do celular;
- Tenha água, fruta, barrinha na mesa;
- Coloque sua playlist favorita ou o Noisli para manter uma frequência só;
- Tenha em mente o que vai fazer na semana e crie um kanban ou to do list. Importante saber tudo que fará no dia, com os horários definidos e criar uma rotina;
- Use o bloco de notas e anote tudo que precisar de reuniões;
- Se possivel crie seu projeto de vida no Notion e vá organizando tudo que você precisa lá, usando mais a sua memória para coisas que importam de fato.
Caso essa publicação tenha lhe ajudado ficarei muito feliz!!
Espero ter contemplado tudo e se algo ficou meio nebuloso comenta abaixo que posso ajudar.