Técnicas simples para aumentar a produtividade

Marciele Rommel
6 min readAug 26, 2022

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Recentemente fiz um curso que buscava aprimorar meu modo operandis de fazer as coisas e entregar projetos, sejam eles pessoais ou profissionais.

Essa análise mistura a minha experiência com um tanto sobre o curso do Fede Sánchez.

Inicialmente buscaria primeiro organizar o ambiente de trabalho e o local que você vive para reduzir distrações, mantenha caderno, post-its, canetas, água e algum lanche rápido na mesa. Deixar na mesa aquilo que de fato você irá utilizar no trabalho e que você não precise levantar várias vezes.

Precisamos:

  • Analisar o tempo que temos;
  • Descobrir as distrações;
  • Eliminar/reduzir as distrações;
  • Definir uma estratégia;
  • Repetir todo o processo.

Para reduzir distrações principalmente do computador, abra poucas abas do navegador, mantenha aquilo que é importante em um conjunto de abas apenas para o trabalho.

Mantenha as notificações das redes sociais desligadas ou caso não trabalhe diretamente com redes sociais não mantenha elas conectadas no seu computador.

Tentar reduzir o modo FOMO, Fear of Missing Out ou medo de perder algo é o nome da síndrome que tem a ansiedade como um dos principais sintomas. A F.O.M.O pode ser definida como o medo de não conseguir acompanhar as atualizações e eventos, compelindo a pessoa a manter-se conectada às redes sociais.

Sobre o celular (distrai bastante rs’):

  • Desabilite todas as notificações desnecessárias, silencie grupos do Whats e telegram;
  • Use o app “Bem estar digital”, “Rescue Time” para bloquear o uso de redes sociais;
  • Colocar o celular em preto e branco modo Dormir, para iniciar alguns testes de cor, para reduzir atração por abrir aplicativos e demais elementos que se parecem mais interessantes do que aquilo que estamos fazendo no momento.

Atalhos para agilidade

Para aumentar a agilidade no uso de ferramentas do computador tente usar atalhos do teclado que podem lhe auxiliar. Por exemplo:

  • Para mudar de janela no Windows, Ctrl+Tab;
  • Reabrir janela fechada no Chrome, Ctrl + shift + T;
  • Existem atalhos padrões como Ctrl+C (copia), Ctrl+V (cola), Ctrl+Z(volta uma ação), Ctrl+R(atualiza). Para mais atalhos em Shortcuts.design onde existem diversos tipos de atalhos para cada aplicação diferente.

Para otimizar a pesquisa e produtividade no Mac tente o Alfred.

No quesito de redução de incomodos com propagandas podemos usar o AdBlock, UblockOrigin, AdGuard. Para bloquear determinadas páginas para aumentar a produtividade existe um app chamado Go Fucking Work .

Reuniões

  • Tentar marcar menos de 1 hora por sessão;
  • Máximo de 5 pessoas;
  • Não usar as primeiras horas ou 30 minutos da manhã;
  • Máximo 3 reuniões agendadas por dia( nem sempre é possivel rsrs’);
  • Crie objetivos para a reunião, defina tópicos, se possível enviar resumo no e-mail;

Trabalho assincrono aumenta o foco e o tempo de produção, assim a equipe toda ganha e os retornos e resultados são apresentados conforme demanda e necessidade.

Dailys/weeklys

  • O que fizemos ontem?
  • O que faremos hoje?
  • E se tive bloqueios com o trabalho, preciso de ajuda?
  • O que aprendi de novo, para repassar para um colega que pode precisar?
  • O que eu posso repetir e o que posso parar de fazer?

Sobre e-mails

É possivel criar um e-mail falso para enviar todos os seus e-mails que você não quer ler no momento para stoopinbox.com, assim facilita a organização em pasta. O gmail também permite a separação por meio das configurações de tipo de caixa de entrada.

No site leavemealone.app é possivel cancelar varios sites que enviam e-mail. O site possui um wizard com instruções que possibilitam que qualquer pessoa consiga realizar o passo a passo. Após um certo limite de e-mail por mais 7 dolares da para usar para desativar todos os e-mails da caixa.

Caso você precise fazer testes com caixas de e-mail ou queira baixar um livro que você não tem confiança para passar o e-mail e encher a sua caixa, pode utilizar o site Mailinator ou TempMail.

Para que você possa compartilhar sua agenda com um cliente criando regras de que horarios você está disponivel existe o Calendly . E para uma organização completa de e-mail o SuperHuman auxilia com lembretes, organização, insights utilizando IA.

Sons

A música influência diretamente no modo com a qual você encara a vida, distrações, produtividade, sensações, mudança de humor e etc. Sons são ritmo, vibração e movimento, portanto devemos cuidar o que vai nos influenciar quando precisamos daquele nosso espaço especial para produzir ou relaxar apenas.

Para isso estou usando o app do Noisli ou Poolsuit, para aumentar a produtividade. O app do Lojong para meditação guiada e criei algumas playlists no Spotify e Soundcloud onde posso gerenciar em cada arquivo o estado de humor diferente para o modo com a qual quero gerenciar o humor no dia.

Por exemplo aquelas com Lo-fi são mais relaxantes, músicas com letras motivadores em playlists em Felling Happy, dias nublados e nebulosos eu ouço Raining Day, e quando preciso estar muito produtiva me ajuda muito ouvir rock e metal pesado. E isso varia totalmente conforme o gosto de cada pessoa, entender os seus gostos pessoais pode te levar a fazer alguns assim, até de forma insconciente. Alguns dias podemos estar apenas ouvindo podcast e fazendo algo separadamente.

Qualidade de vida

Bom existe aquele clichê que é sempre bom lembrar sobre qualidade de vida influenciar em tudo. Logo quais são as dicas:

  • Minimo 8 horas de sono;
  • Qualidade dos alimentos, alimentação balanceada, tente tirar todos os industrializados por uma semana e vá testando;
  • Tenha um esporte para chamar de seu, faça algo que goste com quem gosta, nem que seja correr com seu cachorro na rua;
  • Menos cafeina (primeira 1 hora da manhã não beba cafeina);
  • Desconecte-se, menos tecnologia, algumas vezes na semana, tente algum hobby de leitura, esporte, pintura, crochê, colagem de papel e etc;
  • Ter momentos com amigos, chamadas, conversas, momentos em familia que te permitam também jogar conversa fora
  • Descontração e humor;

Organização no Notion

É interessante criar templates no Notion para organizar tudo como se fosse um segundo cerebro habil para te auxiliar.

Para isso existe o método chamado P.A.R.A separado como nesse exemplo:

Projetos

  • Planejamento 2022
  • Cursos 2022
  • Atualização do Portfólio

Areas

  • Novos hobbys
  • Finanças
  • Investimentos
  • Sonhos e metas

Recursos

  • Orçamentos para casa
  • Links úteis
  • Renda extra

Arquivos

  • Concluidos 2021
  • Faculdade 1º semestre 2021
  • Livros lidos

Você pode ter um template para chamar de seu, e o Notion permite que você use diversos templates para criação do que você desejar, no momento que você criar a página nova já é possivel selecionar o template desejado.

Por último existe esse video que pode lhe ajudar a montar o seu proprio template. Indico até que você crie no papel algum esboço e depois passe para o Notion, e caso precisar tenha perto do seu monitor os post-its com To Do que você precisa fazer.

Exemplo da minha organização dos itens da faculdade. Ainda tinha tudo no meu celular.

O Notion tem um app no chrome chamado Notion Web Clipper que permite que você salve publicações bem importantes em pastas do Notion e ele salva todo o conteúdo, é fantástico.

Reavaliando tudo

  • Organização na mesa e no computador;
  • Desative notificações e a cor do celular;
  • Tenha água, fruta, barrinha na mesa;
  • Coloque sua playlist favorita ou o Noisli para manter uma frequência só;
  • Tenha em mente o que vai fazer na semana e crie um kanban ou to do list. Importante saber tudo que fará no dia, com os horários definidos e criar uma rotina;
  • Use o bloco de notas e anote tudo que precisar de reuniões;
  • Se possivel crie seu projeto de vida no Notion e vá organizando tudo que você precisa lá, usando mais a sua memória para coisas que importam de fato.

Caso essa publicação tenha lhe ajudado ficarei muito feliz!!

Espero ter contemplado tudo e se algo ficou meio nebuloso comenta abaixo que posso ajudar.

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Marciele Rommel
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Written by Marciele Rommel

UI/UX Designer com experiência em desenvolvimento de sistemas. Amo design, inovação, tecnologia, música, aquarela, ilustração e livros.